Satın Alma Şube Müdürlüğü, Aldığı Geri Bildirimler Doğrultusunda Süreçlerini İyileştiriyor
Üniversitemiz Genel SekreterliÄŸinin 2. Eylem Planında yer alan “Mali İşlemlerin BirleÅŸtirilerek Tek Merkezden Yürütülmesi” eylemi ile; harcama birimlerinde ayrı ayrı yürütülmekte olan ve özel bütçede yer alan program/alt programlar düzeyinde tertiplenen ödenekler üzerinden 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’ndaki ihale usulleri ve ihale usulleri dışında yapılan her türlü mal ve hizmet alımı giderleri, tarifeye baÄŸlı ödemeler (telefon, elektrik, su, yakacak vb.) ile diÄŸer mali mevzuat kapsamında (kurum dışı projelerin kurum hisseleri vb.) yapılan mal ve hizmet alımı giderlerini, harcama birimleri adına yürütmek üzere Mali İşlemler Destek Birimi-Satın Alma Åžube MüdürlüÄŸü teÅŸkil edilmiÅŸtir.
Åžube MüdürlüÄŸü 2023 bütçe yılında, otuz üç (33) harcama birimine ait 735 adet aboneliÄŸe baÄŸlı (elektrik, doÄŸalgaz, su ve telefon) ödeme emri, Üniversite yatırım programında yer alan makine teçhizat, demirbaÅŸ bakım onarım ve yazılım alımlarına iliÅŸkin 254 ödeme emri; Üniversitemiz 2023 yılı cari bütçesinde yer alan tüketime yönelik mal ve malzeme alımları, hizmet alımları, temsil ve tanıtma giderleri, menkul mal, gayrimaddi hak alım, bakım ve onarım giderlerine iliÅŸkin 856 adet ödeme emri düzenlemiÅŸtir.
Söz konusu Åžube MüdürlüÄŸünün 2023 yılbaşı itibarı ile birimlerin ürün ve hizmet taleplerinin teminine iliÅŸkin sunduÄŸu hizmet kalitesini deÄŸerlendirmek; verilen geri bildirimler ile önlemler alınarak süreç iyileÅŸtirmesine katkı saÄŸlamak üzere odak grup toplantıları yapılmış ve harcama birimlerine yönelik memnuniyet anketi düzenlemiÅŸtir. Anket ve odak grup toplantıları sonucu alınan geri bildirim sonucunda Satın Alma Åžube MüdürlüÄŸü’nün sunduÄŸu hizmetlerde kolaylık, verimlilik, ÅŸeffaflık, hizmet anlayışı ve hizmet veren personel memnuniyetleri ideal seviyedeyken; alınan mal ve malzemelerin kalitesi hususunda memnuniyetin düÅŸük olduÄŸu gözlemlenmiÅŸtir.
Bu iyileÅŸtirmeler kapsamda; harcama birimlerinin temizlik, kırtasiye, elektrik ve diÄŸer taleplerinin temini aÅŸamasında tedarikçi/hizmet sunucu tarafından idareye teslim edilen malın veya yapılan iÅŸin teknik ÅŸartnameye veya ihale dokümanında belirtilen ÅŸartlara uygun olup olmadığını kontrol etmek üzere ürün grubu bazlı Muayene ve Kabul Komisyonları oluÅŸturulmuÅŸtur.
Harcama birimlerinin mali yıl içerisinde mal ve malzeme taleplerini yaparken; ürün adı, grubu, teknik özellikleri, ortalama fiyatı ve görsellerini görecekleri, serbest ödeneklerine göre otomatik oluÅŸturacakları Satın Alma Talep Formu Kurumsal İletiÅŸim KoordinatörlüÄŸü Web Tasarım ve Programlama Birimi tarafından geliÅŸtirilmiÅŸ ve kullanıma açılmıştır.
Birimler, ilk aÅŸamada temizlik ve kırtasiye mal ve malzeme taleplerini, /midb/malzemetalepformu adresinden oluÅŸturacakları formları ile gerçekleÅŸtireceklerdir.
05 Mart 2024